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La dématérialisation : une excellente alternative pour toute entreprise

En France, près de 9 millions de tonnes de papiers sont consommés par an. Les entreprises sont considérées comme les « papivores ». Chaque salarié utilise en moyenne entre 70 à 85 kg de papiers par an, soit l’équivalent de 2 500 feuilles, d’après les statistiques de l’ADEME. L’impression recto-verso permet de recycler les papiers usagés, mais elle ne réduit qu’à 50 % l’utilisation de ce consommable. De plus en plus d’entreprises basculent aujourd’hui vers la dématérialisation. Cette nouvelle habitude, qui promeut le développement durable représente de nombreux avantages. Découvrez ici les intérêts dont vous pourrez bénéficier en optant pour la dématérialisation.


Réduction des coûts


Le papier est l’un des consommables les plus utilisés en entreprise, quel que soit le secteur d’activité. Une société employant une centaine de salariés déboursent jusqu’à 25 000 euros par an, rien que pour l’achat des rames de papiers. A cela s’ajoute les dépenses liées à l’acquisition des imprimantes et des cartouches d’encre. Les papiers coûtent chers, mais ils sont le plus souvent gaspillés. Les pertes son estimées à 400 millions d’euros par an. En optant pour la dématérialisation, vous n’aurez plus besoin d’éditer les bons de commandes, les factures et les bons de livraison en plusieurs exemplaires, ce qui diminuera considérablement les dépenses annuelles.


Gain de temps


De nombreuses entreprises sont confrontées à la lourdeur administrative. Il faut, par exemple, attendre l’état du stock, l’édition du bon de commande, la validation de l’achat avant de lancer l’approvisionnement des matières premières. La circulation des documents entre les départements concernés peut durer plusieurs jours, alors qu’avec la dématérialisation des documents, il suffit d’envoyer un courrier électronique aux différents responsables pour leur informer de la situation. La fluidité du traitement des dossiers est un réel avantage pour accroître la productivité de l’entreprise.


Accessibilité des documents


Trier les documents nécessite plusieurs heures de travail. Il faudra classer chronologiquement ou par catégorie tous les papiers administratifs, puis les ranger dans des box d’archives. Bien que vous soyez méthodique, l’accès à tous ces documents n’est pas aussi facile que l’on pense. Avec tous les classeurs qui s’entassent sur l’étagère, vos collègues peuvent facilement se perdre. En choisissant de dématérialiser tous les documents de l’entreprise, tous les papiers sont archivés dans des serveurs locaux ou en ligne et peuvent être consultés à tout moment.


Facilitation des procédures


Il est désormais possible d’effectuer la souscription aux assurances en ligne ou déclarer les taxes et impôts. La dématérialisation des documents permet non seulement de gagner du temps en évitant de se déplacer, mais il allège les procédures. Etant donné que toutes les démarches administratives se fassent en ligne, vous ne risquez pas non plus d’égarer les documents.

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